‘Kopietje ID-bewijs’, hoe voorkomt u problemen achteraf?

Als makelaar moet u de identiteit van uw cliënt vaststellen en verifiëren. Deze verplichting kan in de praktijk vragen oproepen. Hoe zit het bijvoorbeeld als u uw cliënt niet fysiek ontmoet? En (hoe) moet u het kopietje ID-bewijs bewaren?

Verplichtingen uit de Wwft

Cliëntenonderzoek. Op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) mag u als makelaar geen diensten verrichten aan een anonieme cliënt. U moet daarom voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (tot opdracht) de identiteit van uw cliënt vaststellen en verifiëren aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Bovendien moet u het doel en de aard van de transactie nagaan.

Let op. U bent ook verplicht om de identiteit van de koper/wederpartij (uiterlijk) bij het tekenen van de koopovereenkomst te verifiëren.

Meldingsplicht. In de tweede plaats bent u verplicht om (voorgenomen) ongebruikelijke transacties te melden bij de Financial Intelligence Unit (FIU-Nederland). Deze verplichting bestaat al bij het enkele vermoeden dat er sprake is van witwassen of financieren van terrorisme. Let op.  Een transactie die voor € 15.000,- of meer in contanten wordt betaald, moet u altijd melden.

Cliënt is niet bij de identificatie

Niet in de buurt. Het komt voor dat een cliënt niet fysiek aanwezig kan zijn bij de identificatie. Denk aan verkoop uit een erfenis of na een echtscheiding waarbij een van de verkopers niet in de buurt woont. Wat dan?

Verscherpt onderzoek. In zo’n geval moet er een verscherpt cliëntenonderzoek worden uitgevoerd om de echtheid van de identificatiegegevens te kunnen verifiëren. Denk bijvoorbeeld aan het opvragen van aanvullende documenten of gegevens, zoals salarisstroken, een arbeidsovereenkomst, een gas- en elektriciteitsrekening of een bankafschrift. Let op. U moet de toegestuurde (aanvullende) informatie controleren op echtheid. Ga daarom na of de documenten afkomstig zijn van een onafhankelijke, derde instantie.

Naam-nummercontrole. Een veelgebruikte methode om de identiteit van iemand - bij afwezigheid van een fysieke ontmoeting - te verifiëren, is de naam-nummercontrole. U kunt een betaling van een (klein) bedrag laten verrichten vanaf een op zijn naam staande bankrekening bij een erkende bank. Let op. De tenaamstelling wordt door enkele banken niet meer standaard doorgegeven.

Bewaren van het kopietje ID-bewijs

Vijf jaar. U moet de gegevens van het cliëntenonderzoek minimaal vijf jaar na het uitvoeren van de transactie (of na het beëindigen van de relatie) bewaren. Het gaat hierbij niet alleen om de identificatiepapieren maar bijv. ook om gespreksnotities, zodat alles naderhand controleerbaar is.

BSN en pasfoto. In veel gevallen zal uw cliënt een kopie van zijn identiteitsbewijs overhandigen waar ook het BSN en een pasfoto op staan. Deze gegevens mogen echter alleen worden opgeslagen als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Aangezien de Wwft niet vereist dat de pasfoto en het BSN worden opgeslagen, mag u deze gegevens als makelaar niet bewaren. Let op. Dit geldt dus ook als uw cliënt u deze gegevens ongevraagd overhandigt.

Tip.  Vraag uw cliënt om het BSN en de pasfoto alvast af te schermen. De overheid biedt hiervoor een app aan (KopieID). Let op. Bij overtreding van de regels van de Wwft riskeert u een last onder dwangsom of een (bestuurlijke) boete.

Is uw cliënt niet fysiek aanwezig voor identificatie? Dan moet u aanvullende gegevens verzamelen, vraag bijvoorbeeld extra documenten op of voer een naam-nummercontrole uit. Bij het bewaren van een kopietje ID-bewijs moeten het BSN en de pasfoto zijn afgeschermd.

 

(Bron: Tips&Advies-Vastgoed.nl) 

Recent bekeken